Manual de Puestos

MANUAL DE PUESTOS

DESCRIPCIÓN Y ASPECTOS GENERALES

Es un instrumento administrativo que presenta en forma ordenada y detallada la descripción de cada puesto en la organización. Para ello, muestra la identificación, relaciones, funciones y responsabilidades asignadas a los puestos de una organización. Asimismo, identifica el perfil de la persona que debe llenar dicho puesto.

En un manual de organización se presentan los puestos, funciones, responsabilidades de una manera general, para quien lo lea se forme una idea global de la organización. A diferencia, el manual de puestos es detallado y profundiza en cada puesto.

También se conoce con el nombre de "Manual Individual" o "Instructivo de trabajo" debido a que es una excelente fuente de información para las personas que ocupan un puesto en la organización. Además, debe identificar los superiores a un puesto y sus subordinados, lineas de mando, de delegación y responsabilidad.

No debe confundirse con el Manual de Personal, que identifica las prestaciones, servicios y condiciones de trabajo del personal de la organización.

Objetivos

Los objetivos del manual de puestos son:

1. Establecer una fuente de consulta para las personas que ocupan un puesto.

2. Normar las acciones de los puestos.

3. Definir las funciones en forma especifica.

4. Sustituir instrucciones verbales por instrucciones escritas.

5. Apoyar la capacitación y supervisor del personal.

6. Unificar operaciones y evitar duplicidad de esfuerzo.

7. Establecer las bases para los cambios en la organización.

8. Reducir al mínimo la transferencia de responsabilidad.

CONTENIDO

EL contenido de los manuales puede variar de acuerdo a las necesidades de la organización. A continuación se sugiere un contenido que, de acuerdo a varios autores, es el mas común para dichos manuales.

CONTENIDO	DESCRIPCIÓN
Identificación	Identificación de la corporación, organización o unidad administrativa en lo que aplica el manual.
Tabla de contenidos o indice.	Indice del contenido del manual para que el lector pueda ir directamente al contenido de su interés.
Introducción	Definir el alcance del manual, objetivos que se persiguen, forma sugerida de lectura y aplicación, etc.
Antecedentes y marco de referencia legal.	Describir causas que originaron el manual, que cambios ha experimentado el mismo a través de la historia de la organización. Se sugiere incluir leyes reglamentos, etc., que den la base legal para la empresa.
Misión de la organización.	Enunciado que identifica la razón de ser de la empresa, aclara su propósito e incorpora valores institucionales.
Objetivos de la organización.	Definir objetivos no del manual, sino de la organización y/o unidad en cuestión.
Políticas	Definir las políticas que rigen la actuación de la organización.
Estructura organizacional	Puede incluirse una lista de puestos y unidades administrativas. Puede agregarse en forma de listado las lineas de autoridad, responsabilidad y niveles jerárquicos. Puede usarse un organigrama funcional.
Funciones	Detalle de las funciones especificas de la organización y/o unidad en cuestión.
Descripción detallada de cada puesto.	Esta es la parte esencial del manual. Para cada puesto se debe incluir en detalla la información del mismo. La información que contiene cada descripción de puestos queda a criterio de la organización. Se ha incluido aquella información que es la mas usual en los manuales de este tipo.
Anexos
Organigramas relacionados
Información complementaria
Glosario
Referencias

fuente: Automatización de Procesos Administrativos.

Autora: Inga. Nidia Giorgias